Om met de deur in huis te vallen: de meeste soorten duizendpoten hebben tussen de 30 en 400 poten. Dat zijn er dus geen duizend, maar dan nog zijn het er erg veel.

Harry Wubben wordt bij Beers wel eens ‘de administratieve duizendpoot’ genoemd. En dan gaat het natuurlijk over het aantal en de uiteenlopende administratieve werkzaamheden die hij sinds 2016 verricht. De basis voor die veelheid aan taken ligt evenwel in het digitale proces, zoals dat is georganiseerd. Een nadere kennismaking met Harry als administratieve duizendpoot is dus meer dan terecht.

Het digitale proces, zoals dat bij Beers is georganiseerd, bestaat uit een aantal stappen. Om te beginnen wordt een monteur door de servicedesk digitaal voor een klus ingepland. Via zijn tablet of smartphone weet de monteur dus waar en wanneer hij ter plekke moet zijn, en wat in beginsel de klus is die moet worden geklaard. Wanneer hij daar mee klaar is vult hij zijn digitale werkbon in, inclusief de werk- en reistijd, de materialen et cetera. Daarmee wordt berekend wat de rekening is en aan wie die moet worden verstuurd. Een vrijwel waterdichte werkwijze dus, omdat de monteur zijn werk correct en probleemloos kan uitvoeren en de klant daardoor tevreden is. Maar voor elk systeem geldt, dat er iemand voor moet zorgen, dat het ook echt probleemloos functioneert. Keer op keer. En dat is Harry.

Elke ochtend verzamelt Harry alle data van de dag ervoor, om ze inhoudelijk te controleren op juistheid en volledigheid, maar ook op omschrijvingen en spelling. Als het dan allemaal klopt, dan kan de rekening worden opgemaakt en de factuur worden verstuurd. Tot zo ver lijkt het allemaal eenvoudig en logisch. Maar vaak is er een vervolgactie nodig. Bijvoorbeeld als er materialen moeten worden besteld die niet voorhanden zijn, of als de klus een heel andere blijkt dan vooraf was opgegeven. Dan zorgt Harry ervoor, dat de juiste materialen worden besteld, desnoods in overleg met de leverancier, en er eventueel een prijsopgave van de werkzaamheden wordt opgemaakt en aan de klant wordt verstuurd.

Daarnaast stuurt Harry de planning aan voor het maken van een vervolgafspraak. Wie is er het meest geschikt voor de klus, welke monteur heeft er voldoende ervaring, wie kent de klant of de wijk? Harry overziet het allemaal. En dat is belangrijk om de klus goed uitgevoerd te krijgen. De dag erna maakt Harry de factuur op en weet de opdrachtgever of en waar deze moet worden doorbelast.

Duidelijke taken en acties dus, waardoor het proces zich doorgaans probleemloos voltrekt. En mocht er toch iets fout gaan, dan lost Harry dat direct weer op. Want de klant moet tevreden zijn en de monteurs moeten hun werk probleemloos kunnen uitvoeren. Dat is het belang wat Harry nastreeft. Zo is hij weliswaar een stille kracht, die voor klanten nauwelijks zichtbaar is, maar vooral een essentiële binnen het werkproces. Als echte doener voelt hij zich dan ook als een vis in het water bij Beers.

Een echte duizendpoot? Niet letterlijk natuurlijk, maar bij wijze van spreken wel. Want als de nood aan de man is, kan hij ook alle binnenfuncties overnemen mocht dat eens nodig zijn.

Elke ochtend verzamelt Harry alle data van de dag ervoor, om ze inhoudelijk te controleren op juistheid en volledigheid, maar ook op omschrijvingen en spelling.

‍